Документы при приеме на работу в 2021 году

Трудоустройство

  • 1 Три основных документа для нового трудоустройства
  • 2 Список дополнительных документов, связанных с трудоустройством
  • 3 Дополнительные документы для отдельных категорий работников
  • 4 Документы для найма удаленных работников
  • 5 Какие документы должен подготовить работодатель при найме работника?
  • 6 Какие документы запрещено требовать от работника при приеме на работу
  • 7 В итоге

Стремительное внедрение электронного документооборота во все сферы жизни коснулось и такой процедуры, как подача документов по месту работы. Как будет выглядеть список таких документов в 2021 году? Какие документы могут быть представлены работодателю в электронном виде, а какие только в бумажном? Что входит в обязательный пакет документов для соискателя работы и какие дополнительные справки и сведения потребуются? Какие документы 2021 требуются при найме удаленного работника? На все эти вопросы мы ответим в этой статье.

Три основных документа при приеме на работу

Стандартный минимальный обязательный набор документов для трудоустройства в 2021 году:

  • Паспорт.

Заявитель должен предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (часть 2 статьи 65 Трудового кодекса РФ). Вместо паспорта соискатель может предъявить временное удостоверение личности, выданное на срок действия паспорта гражданина Российской Федерации по форме, утвержденной приказом МВД России от 16.11.2020 № 773.

При устройстве на работу иностранцы должны предъявить паспорт или иной документ, предусмотренный законом или международным договором (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»).

  • СНИЛС.

Это может быть обычная пластиковая зеленая карточка СНИЛС или форма ADI-REG, утвержденная постановлением Совета ПФР № 335п от 13.06.2019, которая предъявляется работодателю в бумажном виде или в форме электронного документа. Оба документа содержат идентичную информацию (номер лицевого счета, имя, дата и место рождения, пол и дата регистрации в ПФР).

Если в компании работает человек без СНИЛС, работодатель обязан зарегистрировать его в ПФР (ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»). Для этого в Фонд необходимо представить подписанную работником анкету АДВ-1 и реестр АДВ-6-1 (пункт 17, абзац 21 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п).

Если у удаленного работника нет СНИЛС, он должен самостоятельно получить ADI-Reg в территориальном отделении ПФР по месту жительства при поступлении на работу.

  • Рабочая тетрадь.

Бумажная тетрадь постепенно уходит в прошлое благодаря переходу на электронные трудовые книжки. С 2021 года бумажные трудовые книжки не будут выдаваться и вестись для новичков, впервые устраивающихся на работу (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).

Если лицо, ищущее работу у бывшего работодателя, отказалось от ведения бумажной трудовой книжки, то при трудоустройстве к новому работодателю оно должно представить данные о трудоустройстве по форме, утвержденной приказом министра труда № 23н от 20.01.2020:

  • STD-R (выдается предыдущим работодателем после увольнения работника или по его просьбе);
  • СТД-ПФР (выдается непосредственно ПФР, его также можно получить через МФЦ или сайт Госуслуг).

Работодатель должен отметить перечень документов, представленных потенциальным работником, в журнале регистрации документов, представляемых работниками при приеме на работу. Этот реестр не является обязательным, но он может помочь доказать, какие документы работник представил при приеме на работу, если возникнет трудовой спор.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

В некоторых случаях при приеме на работу могут потребоваться дополнительные документы:

  • Военный билет или временное удостоверение призывника.

Лица, подлежащие обязательной военной службе, а также лица, призванные на военную службу, обязаны представить работодателю документы воинского учета.

  • Документы, подтверждающие образование и/или квалификацию.

Если работа требует специальной подготовки или знаний, от вас потребуется представить диплом об образовании, аттестаты, сертификаты об обучении или другие документы, подтверждающие вашу квалификацию или специальные знания.

  • Справка об отсутствии судимости.

Форма такой справки утверждена приказом МВД России от 27.09.2019 № 660. Ее полное название — «Справка об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о завершении уголовного преследования». Сертификат предъявляется работодателю в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного уполномоченным сотрудником УКЭП МВД России.

Такая справка может потребоваться при поступлении на работу, на которую лица с судимостью не допускаются или были не допущены (при поступлении на работу в судебные органы, Министерство внутренних дел, в качестве аудиторов или на руководящие должности в банковском секторе и т.д.).

  • Свидетельство об отсутствии наказаний за употребление наркотиков.

Форма справки утверждена приказом МВД России от 24.10.2016 № 665. В нем сообщается, применялось ли к гражданину административное наказание за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

Такое свидетельство должно быть предъявлено работодателю при приеме на работу на должность, к которой не допускаются лица, подвергшиеся подобной санкции (например, на должности специалистов авиационного персонала или на должности, связанные с обеспечением транспортной безопасности).

  • Медицинская книжка.

Форма медицинской справки утверждена Постановлением Роспотребнадзора № 402 от 20.05.2005 г. В нем отражаются данные о прохождении медицинских осмотров (пункт 5 статьи 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Личные медицинские книжки выдаются лицам, занятым на работах, связанных с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунально-бытовым обслуживанием (воспитатели, повара, продавцы продовольственных товаров и т.д.).

Дополнительные документы для определенных категорий работников

При заключении трудового договора в определенных случаях требуются следующие документы (части 3 и 4 статьи 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ, пункт 4 статьи 13, пункт 1 статьи 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 22.07.2013 № 613, Постановление от 09.02.2021 № 142 и др.)

  • Справка о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей в случае занятости во вредных и/или опасных условиях труда.
  • Полис ДМС и разрешение на работу или патент — для иностранцев и лиц без гражданства, временно проживающих в Российской Федерации (за некоторыми исключениями).
  • Разрешение на временное проживание или вид на жительство — для иностранцев, временно или постоянно проживающих в Российской Федерации, соответственно (за некоторыми исключениями).
  • Медицинская справка об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера — для лиц, трудоустроенных для работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
  • Другие документы: характеристика с предыдущего места работы, письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим 15 лет, сведения о доходах и имуществе (собственном, супруга (супруги) и несовершеннолетних детей) — для претендентов на должности в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных Правительством РФ (их перечень определен постановлением Правительства РФ от 09.02.2021 № 142) и др.

Документы при приеме на работу дистанционного работника

При трудоустройстве работника дистанционно и заключении с ним трудового договора необходимо учитывать следующее (ст. 312.2 ТК РФ):

  • Документы, которые работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании и т.д.), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законом.
  • Работник должен представить нотариально заверенные бумажные копии вышеуказанных документов, если работодатель этого требует.
  • Закон позволяет заключать трудовой договор путем обмена электронными документами. Бумажная копия трудового договора должна быть направлена удаленному сотруднику в течение 3 календарных дней после получения письменного запроса сотрудника.
  • Работодатель использует UKEP для подписания трудового договора. Работник имеет право использовать для этих целей UCEC или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
  • Вновь принятые работники, которые впервые заключают трудовой договор и делают это путем обмена электронными документами, сами делают себе СНИЛС — получают и передают работодателю документ, подтверждающий их регистрацию в ПФР.

С 01.01.2021 года дистанционным сотрудникам, принятым на работу впервые, не нужно будет получать бумажную трудовую книжку (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ с изменениями от 24.02.2021).

Какие документы оформляет работодатель при приеме сотрудника на работу

При приеме на работу документы требуются не только от кандидата, но и от работодателя. Список документов, которые работодатель должен заполнить при приеме работника на работу:

  • Трудовой договор — может быть заключен до начала работы работника или в течение 3 рабочих дней после начала работы (статья 67 Трудового кодекса РФ).
  • Приказ о приеме на работу — издание приказа на основании заключенного трудового договора в течение 3 рабочих дней со дня выхода работника на работу (ст. 68 ТК РФ).
  • Запись в трудовой книжке — запись вносится, если работник принес трудовую книжку. Если в трудовой книжке написано, что у предыдущего работодателя работник решил вести трудовую книжку в электронном виде, новый работодатель не может взять бумажную трудовую книжку и сделать в ней запись.
  • Личная карточка — используйте собственную утвержденную форму или унифицированную форму Т-2.
  • Письменное согласие на обработку персональных данных — получите его от потенциального работника в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса РФ (п.1 ч.1 ст.6 Федерального закона). Часть 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
  • Форма SZV-TD — подается в OFE не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
  • Уведомление из военкомата — если принимаемый на работу сотрудник подлежит призыву на срочную военную службу, необходимые сведения должны быть представлены в военкомат в течение 2 недель (статья 4 Федерального закона № 53 от 28.03.1998. «Об обязательной военной службе…»).

Кроме того, работодатель обязан ознакомить работника с правилами и положениями компании при приеме на работу (статья 68 (3) Трудового кодекса РФ).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Шаблоны вышеперечисленных документов и записей можно найти в справочно-правовой системе.

Какие документы запрещено требовать от работника при поступлении на работу

Работодатель не имеет права требовать от соискателя иные документы, кроме указанных в Трудовом кодексе, иных федеральных законах, указах Президента РФ и постановлениях Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ).

В то же время соискатель может предоставить работодателю документы по собственной инициативе:

  • Свидетельство ИНН — указывается работодателем в налоговой декларации (в сведениях о физических лицах — получателях дохода). Хотя даже без ИНН физических лиц налоговые инспекторы не вправе отказать в приеме такой налоговой декларации (письмо МНС России от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).
  • Справка о размере дохода с предыдущего места работы — пособие по временной нетрудоспособности будет рассчитываться на основании данных из справки (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).
  • Свидетельства о рождении детей — без этих свидетельств работник не сможет воспользоваться вычетами по НДФЛ и воспользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей.
  • Заключение МСЭ об инвалидности — это позволит работнику претендовать на льготные условия труда, а работодателю — сэкономить на страховых взносах.

Такой документ, как заявление о приеме на работу, требуется только для поступающих на государственную или муниципальную службу (Федеральные законы № 79 от 27 июля 2004 года. «О государственной гражданской службе…». и № 25 от 02 марта 2007 года. «О муниципальной службе…»). В других случаях это не является обязательным. Если работодатель сочтет нужным, он может попросить работника написать его.

Подводим итоги

  • При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить работодателю паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (сведения о трудовом стаже).
  • Для трудоустройства также требуются следующие документы: военный билет (для лиц, подлежащих обязательной военной службе), медицинская книжка, документ, подтверждающий образование, и т.д.
  • При приеме на работу работодатель оформляет пакет документов: трудовой договор, положение о приеме на работу, личную карточку, форму СЗВ-ТД для Пенсионного фонда и т.д.

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector