Аутсорсинг: что это такое и как его учесть

Аутсорсинг простыми словами

Слово «аутсорсинг» происходит от английского слова «аутсорсинг», что переводится как «внешний источник». Означает получение заказчиком определенных услуг или работ от другой компании. Как правило, они необходимы для решения задачи с несущественными для клиента функциями.

Пример – уборка помещений, доставка еды в офис, юридические и бухгалтерские услуги компании.

Отношения между заказчиком и внешней организацией оформляются сервисным договором или контрактом. Вне зависимости от названия, к нему будут применяться только нормы Гражданского кодекса. Положения трудового законодательства не применяются.

Аутсорсинг не вписывается в концепцию агентской работы. Подрядчик оказывает услуги клиенту или выполняет работы, а не предоставляет персонал. Следовательно, работники не работают под руководством и контролем другого работодателя. Таким образом, запрет, установленный ч. 1 ст. 56.1 ТК.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Преимущества аутсорсинга:

• сокращение расходов на персонал и социальных обязательств. Клиент освобождается от выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, отпускных и различных видов компенсаций. В случае снижения спроса на продукцию он не будет путем сокращения работников выплачивать выходное пособие и средний заработок, сохраняемый на период трудоустройства;
• экономия управленческих ресурсов. Сотрудников контролирует их непосредственный работодатель, клиенту не приходится тратить на это время и силы;
• повышение качества получаемых услуг. Это относится к компаниям, которым трудно нанять квалифицированных работников на определенные должности, например, из-за того, что они не в состоянии платить достойную заработную плату. Для аутсорсинговой компании это основной вид деятельности, поэтому работнику проще обеспечить высокую зарплату, обучение и регулярное повышение квалификации;
• возможность быстрого восстановления бизнеса. Достаточно прекратить отношения с одной аутсорсинговой компанией и начать с другой. Нет необходимости нанимать и увольнять рабочих.

Среди минусов выделяют:

• нарушение конфиденциальности. За безопасность приватных данных во сторонней компании поручиться невозможно, а контроль за своими сотрудниками проще и надежнее;
• риск плохой работы. Заказчик не может оценить квалификацию специалистов подрядчика «на суше». Проблемы могут появиться уже в ходе сотрудничества с аутсорсинговой компанией, например, низкая квалификация юристов проявится в проигрыше дел в суде, а бухгалтеров в наложении штрафов на компанию из-за несвоевременной отчетности или появления в ней ошибок;
• отсутствие контроля над делегированными функциями.

Отличие аутсорсинга от аутстаффинга

Аутстаффингом обычно называют привлечение одного лица (заказчика) сотрудников, которые оформлены на другое лицо (исполнителя). Такие сотрудники работают в интересах, под руководством и контролем клиента, но не заключают с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Подрядчик (их работодатель) выплачивает им заработную плату, отпуск и т.д.).

Заказчик и подрядчик составляют кадровое соглашение, в котором указываются условия и период, в течение которого будут работать сотрудники. Если принимающей стороне нужен не персонал, находящийся под ее контролем, а конкретная служба, это уже не означает раздутие штата. В этом случае можно говорить об аутсорсинге.

Условия, при которых допустимо заключение договора о предоставлении персонала, и требования в связи с этим указаны в ст. 18.1 Закона «О занятости населения в Российской Федерации» от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 и ст. 53 сек. 1 Трудового кодекса. Вы можете поделиться своим персоналом с другими:

1. Агентство временного трудоустройства, которое:

• является юридическим лицом, зарегистрированным на территории Российской Федерации;
• пройдена аккредитация на право льгот для сотрудников;
• не применяются специальные системы налогообложения, в частности упрощенная система налогообложения (п. 8 ст. 18.1 Закона № 1032-1).

Агентство временного трудоустройства может, как правило, предоставить кадры юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю (ч. 2 ст. 341.2 ТК РФ):

• заменить временно отсутствующего работника, сохраняющего свое рабочее место;
• выполнение работ, связанных с временным (до 9 месяцев) расширением производства или увеличением объема оказываемых услуг.

Физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, агентство может предоставить персонал только для личного обслуживания и помощи по хозяйству (ч. 2 ст. 341.2 ТК РФ).

Агентство временного трудоустройства обязано включить в трудовой договор с работником условие о том, что он будет выполнять свою трудовую функцию в интересах, под руководством и контролем юридического лица или гражданина, не являющегося его работодателем (ч. 1 ст. 341.2).). Трудового кодекса).

2. Другое юридическое лицо, но только:

• ассоциированному юридическому лицу;
• юридическое лицо, с которым они являются сторонами акционерного договора, или само акционерное общество в отношении прав на акции, в отношении которых заключен такой договор.

Если кадровый договор заключен с нарушением этих условий, то отношения могут рассматриваться как временная занятость, запрещенная ст. 56.1 ТК.

Для наглядности приведем отличия аутсорсинга от аутстаффинга в таблице.

Примеры аутсорсинга

Организации решают использовать аутсорсинговую компанию по нескольким причинам:

• требуемый объем услуг или работ настолько мал, что нет смысла нанимать работника;
• некоторые работы и услуги нужны не постоянно, а время от времени;
• обстоятельства требуют сокращения расходов на оплату труда и налогов на заработную плату.

Вот несколько примеров аутсорсинга

Производственный

Компания передает подрядчику часть своих функций, таких как разработка новых образцов продукции, изготовление полуфабрикатов, хранение готовой продукции и так далее.

Примером может служить шведская корпорация IKEA, которая занимается только разработкой дизайна и выстраиванием структуры продаж. Продукция производится напрямую ее партнерами, которых насчитывается более 2,5 тысяч.

IT

Компании часто считают, что отдать на аутсорсинг обслуживание компьютеров и оргтехники выгоднее, чем держать собственного разработчика.

Бухгалтерский

Пользуется спросом у малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Им выгоднее передать функции бухгалтерии организации со стороны, чем нанимать работника. В этом случае клиент также экономит на покупке специального бухгалтерского программного обеспечения.

Юридический

Здесь исполнитель берет на себя все или часть функций адвоката организации. Небольшие фирмы, не имеющие штатного юриста, отдают на аутсорсинг всю юридическую работу: от написания инструкций и приказов до представления интересов фирмы в судах.

Более крупные компании со штатными юристами отдают на аутсорсинг определенные задачи, например внешнеторговые контракты. Легче найти специалиста, разбирающегося в законодательстве той или иной страны, чем заставить юриста усердно его изучать.

Как составить договор об аутсорсинге

Договор аутсорсинга должен быть оформлен в соответствии с условиями договора на оказание услуг или на выполнение конкретной работы. Эти договоры могут быть подписными договорами, если подрядчик предоставляет услуги или выполняет работы от имени клиента.

В договоре аутсорсинга согласовываются следующие основные условия, а именно.

Предмет

Необходимо заключить договор (п. 1 ст. 432 ГК). Необходимо описать, что именно должен делать исполнитель: вести бухгалтерский, налоговый учет, оказывать ИТ-поддержку (п. 1 ст. 702, ст. 1, п. 779 ГК).

В договоре следует указать, каким должен быть результат (п. 1 ст. 702 ГК), например, описать программу, которая будет создана.

Для согласования предмета также необходимо определиться с объемом услуг или работ. При наличии абонентского договора вы можете ограничить объем принудительного исполнения, например, установить верхний предел (п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда от 25 декабря 2018 г. № 49).

Сроки оказания услуг (производства работ)

Обязательным условием заключения договора является дата завершения работ (п. 1 ст. 708 ГК). В случае несогласия считается, что он не включен. Но в случае служебного контракта это условие не обязательно. Как правило, договор нельзя признать недействительным только потому, что в нем не указаны условия оказания услуг (п. 8 контроля судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными – приложения к информационному письму Президиума решения Высшего Арбитражного Суда от 25 февраля 2014 г. № 165).
Если подрядчик или подрядчик работает на заказ, можно согласовать сроки их выполнения или указать, что дата будет указана в заявке.

В абонентском договоре можно указать срок оказания абонентской услуги – в какой период исполнитель будет ее выполнять. Должны быть указаны календарные даты, период или событие, которое обязательно должно произойти (ст. 190 ГК).

Цена

Как правило, в договоре указывается цена всех услуг (работ), которые получит клиент. Также можно приложить смету расходов, прайс-лист подрядчика (подрядчика) или иной аналогичный документ. В договоре подписки допускается указывать сумму подписки и способ ее оплаты.

Если вы не согласны с ценой, вам придется основывать стоимость аналогичных услуг (работ) на сопоставимых обстоятельствах (п. 3 ст. 424 ГК). В результате цена может отличаться от ожидаемой сторонами.

Порядок выполнения договора

Здесь важно описать, как стороны будут взаимодействовать. Например, можно указать уполномоченных представителей сторон, порядок передачи информации и документов друг другу, порядок обработки обращений клиентов, выполняются ли услуги или работы по заявкам и так далее.

Ответственность сторон

Например, можно установить штраф за наиболее существенные нарушения, в частности за просрочку исполнения обязательств стороны. Иногда из-за некачественного обслуживания, например ошибок в налоговом учете, клиент может быть привлечен к ответственности.

В этом случае можно предвидеть, что подрядчик возместит сумму неустойки, уплаченной по его вине.

Скачать образец договора аутсорсинга.

Бухгалтерский учет расходов на аутсорсинг

Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга (без права на вычет НДС) обычно включается в состав расходов по обычным видам деятельности (пункты 5, 6, 6.1 ПБУ 10/99 «Организационные расходы»).

Обычно мы отдаем на аутсорсинг непрофильные задачи, поэтому в большинстве случаев такие расходы связаны с косвенными затратами или затратами на продажу. В зависимости от конкретного вида услуг и работ в их стоимость могут входить, в частности:

• к накладным расходам (например, если оказываются услуги по обслуживанию производственного оборудования);
• управленческие расходы (например, при оказании юридических услуг);
• коммерческие расходы (например, если подрядчик выполняет логистические функции торговой организации или оказывает для нее курьерские услуги).

Расходы признаются, как правило, в период составления акта приемки-сдачи оказанных услуг (выполненных работ) или иного основного документа, подтверждающего их выполнение или производство (п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Договор может быть договором подписки с фиксированной ежемесячной платой и может не содержать условия о ежемесячном составлении акта. Примером может служить договор бухгалтерского и налогового учета. Расходы по этому счету признаются в последнее число каждого месяца в течение срока действия договора в размере, равном плате за данный месяц, без учета НДС к вычету (п. 16 ПБУ 10/99). Для этого ежемесячно составляется бухгалтерская отчетность, содержащая необходимые данные исходного бухгалтерского документа. В нем будет отражена стоимость оказанных услуг или выполненных работ в течение месяца (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Операции по договору аутсорсинга отражены в проводках ниже.

Налоговый учет расходов на аутсорсинг

Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга учитывается при исчислении налога на прибыль (в зависимости от их характера):

1. В случае оказания услуг к материальным затратам относятся работы производственного характера, такие как техническое обслуживание производственного оборудования или ИТ-услуги (п. 6 п. 1 ст. 254 Постановления о налогах).

2. В прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, если подрядчик обеспечивает:

• юридические или консультационные услуги (п. 14, 15 (1) ст. 264 НК РФ);
• услуги по управлению организацией или ее филиалами (п. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• бухгалтерские услуги (п. 36 (1) ст. 264 НК РФ).

3. В стоимости материалов, если услуги или работы связаны с их приобретением, например, если подрядчик поставляет материалы на склад организации (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Важно, чтобы расходы компании по договорам аутсорсинга были рациональными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового указа).
Документами, подтверждающими факт оказания услуг или выполнения работ, могут быть следующие документы:

• соглашение об аутсорсинге;
• задание клиента;
• отчет подрядчика;
• акт об оказании услуг (выполнении работ).

Документация по оказанию услуг или выполнению работ должна быть достаточно подробной, чтобы можно было определить конкретные виды услуг (работ) и определить их стоимость.

Крайне важно, чтобы такие услуги и работы не дублировали функции, выполняемые сотрудниками компании. В противном случае будет сложно доказать, что основной целью заключения договора аутсорсинга было не уменьшение суммы налога на прибыль к уплате, а применение вычета по НДС (п. 1 п. 2 ст. 54 п. Минфина от 13 декабря 2019 г. № 01-03-11/97904).

Расходы признаются:

• составление акта приемки-передачи оказанных услуг или выполненных работ, иного основного документа, подтверждающего оказание услуг или выполнение работ, если стоимость услуг (работ) учитывается как производственные услуги (пункт 2 статьи 272 УК РФ). Налоговый кодекс);
• расчеты по договору, на дату составления акта или на последний день отчетного (налогового) периода – если стоимость услуг (работ) относится к прочим расходам (п. 3 п. 7 ст. 272 ​​​Налоговый кодекс);
• передача материалов для производства, если стоимость услуг (работ) связана с их приобретением (п. 2 ст. 272 ​​НК РФ).