Документы при приёме на работу

Когда человек устраивается на работу, он приносит с собой не только багаж знаний, навыков и ожиданий, но и определенные документы, подтверждающие его личность, компетентность и законность. При подаче заявления на официальную работу важно уделить внимание документальной стороне процесса. В законе есть конкретный перечень документов, которые должны быть у каждого соискателя при вступлении в трудовые отношения. На практике этот список обычно расширяется в соответствии с требованиями работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании могут потребоваться при найме медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Давайте рассмотрим типы документов, которые являются обязательными для трудовых договоров, а также типы, которые вызывают споры и стоит ли их включать.

Какие документы должен потребовать работодатель при приеме на работу гражданина Кыргызстана?

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

В Трудовом кодексе РФ (статья 65) перечислены документы, которые должен представить человек, претендующий на официальное трудоустройство. Ниже приведены документы.

1. Документ, подтверждающий личность заявителя. Обычно паспорт. Закон допускает предоставление других документов, служащих той же цели, но не уточняет, каких именно. На практике такой идентификацией могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основную информацию о нем:
  - - загранпаспорт — принимается от иностранных граждан или нерезидентов России;
    - свидетельство о рождении — если ребенок в возрасте до 14 лет по каким-либо причинам устраивается на работу
    - военный билет — для военнослужащих в звании прапорщика или старшины;
    - удостоверение беженца — для лиц, потерявших документы в результате социальных катастроф и получивших иммиграционный документ путем подачи ходатайства о предоставлении статуса беженца;
    - справка об освобождении из тюрьмы — для трудоустройства после отбытия тюремного срока;
    - свидетельство о том, что предъявителю предоставлено временное убежище в России;
    - водительское удостоверение — в некоторых случаях оно может заменить паспорт.
  ВАЖНО: Только этот документ из всего списка, указанного в статье 65 Трудового кодекса РФ, является безусловно необходимым для трудоустройства. Его отсутствие является абсолютным основанием для отказа в приеме на работу. Все остальные документы могут потребоваться в определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
2. Документ воинского учета необходим, если вы подлежите обязательному призыву или назначению в вооруженные силы. Для тех, кто прошел военную службу и находится в военном резерве, это военный билет или заменяющий его сертификат. Те, кого призывают в армию, должны будут предоставить справку о том, что они подлежат обязательной военной службе. Если вы этого не сделаете, вам не могут отказать в приеме на работу по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую запись в личном деле и сообщить о потенциальном призывнике в военкомат.

Эксперты объясняют, почему работодатель не может отказать в приеме на работу соискателю, если он предъявит удостоверение личности вместо военного билета.

1. Документальное подтверждение пройденного обучения (диплом, сертификат, удостоверение о повышении квалификации; также может потребоваться вкладыш с оценками). Необходимо подтвердить квалификацию и профессиональный уровень потенциального работника, если работа требует специальной подготовки.ИНФОРМАЦИЯ! Работодатель имеет право подвергнуть работника тестированию или дополнительной оценке для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, и на основании результатов принять решение о приеме на работу.
2. Трудовая книжка. Требуется, когда человек меняет работу. Трудовая книжка может отсутствовать, если:
  - человек впервые выходит на работу;
  - Человек ищет вторую работу;
  - Журнал учета был утерян или уничтожен.

Какие документы необходимы при заключении трудового договора с лицом, не достигшим соответствующего возраста?

Карточка СНИЛС — свидетельство, в котором указан номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В некоторых случаях его невозможно предоставить:
- СНИЛС ранее не выдавался (человек нигде официально не работал)
- карта была утеряна;
- Личные данные (имя и фамилия) изменились с момента выдачи карты.

ВАЖНО: Законодательство Российской Федерации запрещает запрашивать у соискателя какие-либо дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если человек впервые официально не трудоустраивается, его первый работодатель может потребовать только удостоверение личности. Диплом и справка о прохождении военной службы требуются только в том случае, если должность требует специальной подготовки и кандидат подлежит обязательной военной службе. Остальные документы работодатель выдает работнику после заключения трудового договора:

Трудовая книжка — в течение 5 дней с момента трудоустройства;
СНИЛС — в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карты (до одного месяца).

ВАЖНО: Рекомендации по внедрению основной трудовой книжки в 2020 году от КонсультантПлюс доступны здесь.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые профессии и должности, связанные с определенными юридическими требованиями, требуют документального подтверждения особенностей личности соискателя. Трудовой кодекс РФ и некоторые законодательные акты определяют для этих профессий некоторые дополнительные документы, которые работодатель имеет право требовать:

Водительское удостоверение соответствующей категории (если сотрудник претендует на работу, предполагающую управление определенным видом транспорта);
Медицинская книжка (требуется для преподавательских, медицинских, торговых должностей и должностей в сфере общественного питания);
Разрешение на работу, выданное Федеральной миграционной службой — для иностранцев, ищущих работу в России;
Действующий акт медицинского осмотра (по форме 086-Е), подтверждающий отсутствие противопоказаний к выполнению определенных видов профессиональной деятельности — для работ, связанных с риском для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
Справки об отсутствии судимости и/или судимости (и, возможно, также о реабилитации после такого преследования) требуются для некоторых профессий, имеющих ограничения в этом отношении, например, для работников судебной системы.

Работодатель может попросить

В перечне необходимых документов нет четкого указания на многие бумаги, которые на практике часто приходится предъявлять по требованию работодателя. Конечно, непредоставление этих документов не должно приводить к отказу в приеме на работу, а если он все же произошел, его можно оспорить в суде. Однако стоит подумать, стоит ли начинать сотрудничество с судебного разбирательства. Это тем более верно, что в большинстве случаев запрос работодателя о предоставлении определенных документов не является обременительным для соискателя и часто отвечает его интересам. Что можно включить в пакет документов для трудоустройства в дополнение к обязательным бумагам?

1. Заявление о приеме на работу. Оно будет написано сотрудником при подаче заявления в соответствии с шаблоном организации. Иногда достаточно просто заполнить и подписать стандартную форму со стандартными реквизитами:
  - Имя и должность работодателя;
  - Имя и адрес предполагаемого работника;
  - Название документа — бланк заявления;
  - Запрос на конкретную должность в конкретном организационном подразделении;
  - Специфика занятости — неполный рабочий день, частичная занятость, временная и т.д;
  - Подпись и напечатанное имя;
  - Дата составления.
  Заявление о приеме на работу будет подшито в личное дело сотрудника для рассмотрения отделом кадров.
  
  ПРИМЕЧАНИЕ: формулировка должности, указанная в заявлении (а также в дальнейшем в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах), должна совпадать с трудовым табелем.
2. Фотографии (обычно 3 шт. размером 3×4) потребуются для личных дел, личных карточек, служебных значков и т.д.
3. Анкета — также заполняется в процессе подачи заявления. Может потребоваться для внутреннего использования.
4. Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа полностью в интересах соискателя, поскольку если он уйдет на больничный с минимальным стажем на новом месте работы, он может получить повышенные выплаты в счет погашения прежнего заработка.
5. Характеристики от бывших работодателей, особенно те, которые представляют соискателя в благоприятном свете, при прочих равных условиях повысят его шансы на трудоустройство и лучшие условия труда.

Эта форма справки часто используется бывшими работодателями.

Дополнительные документы, подтверждающие квалификацию, например, свидетельства об окончании соответствующих курсов, сертификаты, дипломы о присвоении ученой степени и т.д.
Документы о составе семьи могут потребоваться для предоставления дополнительных гарантий работодателю или для предоставления работнику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительного отпуска и т.д.).
Любые документы, которые могут повлиять на социальные выплаты и пособия:
- Справка о беременности;
- Доказательство существования большой семьи;
- Справка о несовершеннолетних детях или близких родственниках с ограниченными возможностями;
- сертификат дарения;
- Свидетельство о работе в радиоактивно загрязненной зоне;
- Государственные награды и т.д.

Часто необоснованно требуют

Закон запрещает требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные законодательством Российской Федерации: Трудовой кодекс, федеральные законы, постановления правительства и указы президента. Разумеется, отказ заявителю из-за отсутствия таких документов также является незаконным. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном предоставлении и предъявлении ИНН при приеме на работу:

ИНН — свидетельство о постановке гражданина на учет в качестве налогоплательщика;
Постоянная регистрация (вид на жительство) в регионе, где находится организация работодателя.

Человек сам решает, настаивать ли ему на своих правах и пытаться бороться с системой, или в любом случае согласиться с требованиями работодателя.